Das passende Dokumentenmanagement-System (DMS) ergibt sich nicht aus der längsten Funktionsliste, sondern aus Ihren Dokumentarten, Abläufen und Verantwortlichkeiten. Erfassen Sie zuerst den Ist-Zustand, leiten Sie daraus Muss-Kriterien ab, testen Sie mehrere Systeme mit denselben echten Arbeitsfällen und vergleichen Sie erst danach Einführung und Gesamtkosten.
Was ein DMS tatsächlich leisten sollte
Ein DMS unterstützt die Erfassung, strukturierte Ablage, Suche, Bereitstellung, Bearbeitung, Versionierung und Archivierung von Dokumenten. Es ist damit mehr als ein digitaler Ordner: Dokumente erhalten Kontext, Zugriffsregeln und einen nachvollziehbaren Lebenszyklus.
Welche Funktionen wichtig sind, hängt von den Dokumentarten, Prozessen, Nutzerrollen und vorhandenen Systemen Ihrer Organisation ab. Ein kleines Unternehmen mit wenigen standardisierten Abläufen benötigt andere Schwerpunkte als eine Organisation mit vielen Freigaben, vertraulichen Personalakten oder umfangreichen Belegprozessen.
1. Ist-Zustand und Zielbild erfassen
Bevor Sie Anbieter vergleichen, dokumentieren Sie, wo Dokumente entstehen und was heute mit ihnen passiert. Beziehen Sie die Personen ein, die täglich damit arbeiten, nicht nur die IT.
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One-click scans. No signup required.
#1 Best Overall
- PORTABLE SCANNER FOR USE ON-THE-GO — The fastest and lightest mobile single-sheet-fed compact document scanner in its class¹
- QUICK DOCUMENT SCANNING ― This Epson ultra-fast scanner scans a single page as quickly as 5.5 seconds²; Windows and Mac compatible
- VERSATILE PAPER HANDLING ― Portable scanner scans documents up to 8.5 x 72 in; Also easily digitizes receipts and ID cards to make accounting, bookkeeping, and organizing simpler
- INTUITIVE, HIGH-SPEED SOFTWARE — Epson ScanSmart Software³ is a smart tool allowing you to easily scan, review, and save; Stay organized easily with the help of this Epson scanner
- EASY SETUP — USB-powered connect to your computer for quick and simple scanning; No batteries or external power supply required to operate portable document scanner; Standard Connectivity: USB 2.0
- Dokumentarten: etwa Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen, Projektakten, E-Mails oder technische Nachweise.
- Eingang und Entstehung: E-Mail, Upload, Papier, ERP, CRM, Office-Anwendung oder Fachverfahren.
- Ablage und Suche: verwendete Ordner, Metadaten, Suchbegriffe, typische Fehlablagen und benötigte Suchzeit im konkreten Arbeitsablauf.
- Bearbeitung: Freigaben, Prüfungen, Stellvertretungen, Kommentare und Übergaben zwischen Rollen.
- Aufbewahrung: welche Unterlagen wie lange benötigt, gesperrt, exportiert oder geregelt gelöscht werden müssen.
- Reibungspunkte: verteilte Ablagen, doppelte Dateien, veraltete Versionen, manuelle Weiterleitungen oder fehlende Zugriffskontrolle.
Formulieren Sie anschließend ein überprüfbares Zielbild, zum Beispiel: Eine eingehende Rechnung wird automatisch oder mit wenigen Schritten erfasst, der richtigen Akte zugeordnet, freigegeben und später anhand eines Inhaltsmerkmals wiedergefunden.
2. Anforderungen in Muss, Soll und später einteilen
Eine priorisierte Anforderungsliste verhindert, dass optionale Funktionen den Auswahlprozess dominieren. Kennzeichnen Sie jede Anforderung außerdem mit dem betroffenen Prozess und der verantwortlichen Rolle.
Erfassung und Struktur
- Übernahme aus E-Mail, Upload und – falls im Prozess nötig – Scanner
- Metadaten, Klassifikation und Regeln für Pflichtfelder
- Unterstützung der relevanten Dateiformate und nachvollziehbare Zuordnung zu Akten oder Vorgängen
Finden und Bearbeiten
- Volltext- und Feldsuche mit brauchbarer Trefferqualität im eigenen Datenbestand
- Versionierung, Vergleichsmöglichkeiten und eine nachvollziehbare Änderungshistorie
- Freigaben, Aufgaben, Fristen und Stellvertretungen, soweit sie im Arbeitsablauf benötigt werden
Kontrolle und Lebenszyklus
- Rollen- und Rechtekonzept bis auf die für Ihre Akten erforderliche Ebene
- Aufbewahrungs-, Sperr- und Löschregeln
- Exportierbarkeit der Dokumente und der für den Nachweis erforderlichen Metadaten
Technik und Alltag
- Schnittstellen zu ERP, CRM, E-Mail und den tatsächlich verwendeten Fachanwendungen
- Bedienbarkeit für gelegentliche und tägliche Nutzer
- Skalierbarkeit für erwartetes Dokumentvolumen, Standorte und Nutzerzahl
- Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation
Ordnen Sie Funktionen, die keinen konkreten Prozess verbessern, zunächst der Kategorie „später“ zu. So bleibt das Pflichtenheft prüfbar und der Einführungsumfang beherrschbar.
Rank #2
- FAST SPEEDS - Scans color and black and white documents a blazing speed up to 16ppm (1). Color scanning won’t slow you down as the color scan speed is the same as the black and white scan speed.
- ULTRA COMPACT – At less than 1 foot in length and only about 1. 5lbs in weight you can fit this device virtually anywhere (a bag, a purse, even a pocket).
- READY WHENEVER YOU ARE – The DS-640 mobile scanner is powered via an included micro USB 3. 0 cable allowing you to use it even where there is no outlet available. Plug it into you PC or laptop and you are ready to scan.
- WORKS YOUR WAY – Use the Brother free iPrint&Scan desktop app for scanning to multiple “Scan-to” destinations like PC, Network, cloud services, Email and OCR. (2) Supports Windows, Mac and Linux and TWAIN/WIA for PC/ICA for Mac/SANE drivers. (3)
- OPTIMIZE IMAGES AND TEXT – Automatic color detection/adjustment, image rotation (PC only), bleed through prevention/background removal, text enhancement, color drop to enhance scans. Software suite includes document management and OCR software. (4)
3. Compliance als Prozesseigenschaft prüfen
Steuerliche Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit gehören in die Anforderungs- und Prozessprüfung. Die Bitkom-DMS-Checkliste, Version 2.1, berücksichtigt die GoBD-Neufassung vom 28. November 2019 sowie Änderungen aus dem Jahressteuergesetz 2020. Sie ist eine Prüfhilfe, kein Nachweis, dass ein bestimmtes Produkt automatisch rechtskonform ist.
What’s actually slowing this PC down?
Pick the symptom - the matching free tool is one click away.
Klären Sie für jede relevante Dokumentklasse:
- Wie wird das Dokument vollständig und unverändert erfasst?
- Wer darf lesen, ändern, freigeben oder löschen?
- Welche Ereignisse und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben?
- Wie werden Aufbewahrungsfristen, Sperren und eine geregelte Löschung umgesetzt?
- Wie lassen sich Dokumente und zugehörige Nachweise für eine Prüfung exportieren?
Lassen Sie rechtliche Auslegungsfragen fachlich prüfen und verlangen Sie vom Anbieter konkrete, prüfbare Unterlagen zu den für Sie relevanten Funktionen. Eine allgemeine Produktaussage ersetzt keine Prozessbeschreibung und keine organisatorische Kontrolle.
Orientierung durch ISO/TS 16175-2:2020
Die von der International Organization for Standardization bestätigte zweite Ausgabe (nach Review 2024) beschreibt Leitlinien für Auswahl, Gestaltung, Implementierung und Wartung von Software zur Verwaltung von Records. ISO formuliert den Zweck so: This document provides guidance for decision making and processes associated with the selection, design, implementation and maintenance of software for managing records, according to the principles specified in ISO 15489-1.
Der Standard ist damit ein Rahmen für Ihre Entscheidungs- und Prozessarbeit, keine Produktzertifizierung.
Rank #3
- FAST DOCUMENT SCANNING — Document scanner with feeder allows you to speed through stacks with a 50-sheet Auto Document Feeder (ADF); Efficient office scanner to help you scan more productively
- INTUITIVE, HIGH-SPEED SOFTWARE — Quickly scan with this desktop document scanner; Epson ScanSmart Software lets you easily preview scans, email files, upload to the cloud, and more; Plus, automatic file naming saves even more time
- SEAMLESS INTEGRATION — Easily incorporate your data into most document management software with the included TWAIN driver; Office document scanner integrates seamlessly with business workflows
- EASY SHARING — Duplex scanner allows you to scan straight to email or popular cloud storage2 services like Dropbox, Evernote, Google Drive, and OneDrive for simple storage and sharing
- SIMPLE FILE MANAGEMENT — Scanner allows the creation of searchable PDFs with Optical Character Recognition (OCR) and convert scans to editable Word or Excel files effortlessly; Designed for home and office document scanning
4. Kandidaten mit denselben echten Fällen testen
Eine Vorführung mit vorbereiteten Herstellerdaten zeigt vor allem die Präsentation. Aussagekräftiger ist ein identischer Testsatz für alle Anbieter. Verwenden Sie dafür typische, möglichst anonymisierte Dokumente und bewerten Sie jedes Ergebnis nach denselben Kriterien.
- Beleg erfassen: Eingang aus dem für Sie üblichen Kanal übernehmen und einer Akte oder einem Vorgang zuordnen.
- Dokument finden: mit einem Inhaltsmerkmal und anschließend mit einem Metadatenfeld suchen; Trefferqualität und Verständlichkeit der Ergebnisse notieren.
- Freigabe auslösen: den vorgesehenen Prüf- oder Genehmigungsweg starten und Stellvertretung oder Fristfall demonstrieren lassen, sofern relevant.
- Version nachvollziehen: eine Änderung durchführen, die ältere Fassung aufrufen und die Historie prüfen.
- Zugriff begrenzen: den Zugriff für eine konkrete Rolle oder Abteilung einschränken und mit einem Testkonto verifizieren.
Pro Fall erfassen Sie Erfolg, erforderliche Klicks, manuelle Zwischenschritte, Wartezeiten im Ablauf und fehlende Funktionen. Diese Bewertung ist Ihr Entscheidungstest, kein allgemeiner Marktbenchmark.
Outdated Drivers Are Slowing You Down
One free scan finds every outdated or missing driver and matches the right update for your exact hardware.Free scan · exact hardware matchWindows Errors? Fix Them Before They Spread
Repair common Windows errors and clear accumulated junk for a smoother, more stable PC - no reinstall needed.Free scan · no reinstall5. Integrationen am tatsächlichen Ablauf verifizieren
Dokumente entstehen häufig in ERP-, CRM-, E-Mail- und Finanzprozessen. Prüfen Sie deshalb nicht nur, ob ein Konnektor in einer Produktliste steht. Entscheidend ist, ob er die benötigten Daten und Aktionen in Ihrem Ablauf unterstützt.
Rank #4
- Scanner type: Document
- Connectivity technology: USB
- With Auto Scan Mode, the scanner automatically detects what you're scanning
- Digitize documents and images
- Kann ein Dokument aus dem Quellsystem heraus abgelegt und später aus dem Vorgang wieder geöffnet werden?
- Werden benötigte Beleg-, Kunden- oder Projektdaten korrekt übernommen?
- Bleiben Berechtigungen, Versionen und Statusinformationen über die Systemgrenzen hinweg verständlich?
- Was geschieht bei einer Störung oder wenn die Schnittstelle geändert wird?
Beschreiben Sie im Angebot konkret, welche Schnittstellen enthalten sind, welche Anpassungen erforderlich werden und wer sie betreibt. Ein optionaler Scanner ist nur dann sinnvoll, wenn regelmäßig Papier oder Belege eingehen. Ein Dokumentenscanner mit Duplex-ADF kann den Scan-Eingang ergänzen; konkrete Modelle oder Leistungswerte sind ohne eigenen Produkttest nicht belastbar.
6. Betrieb, Schutz und Verantwortlichkeiten klären
Vor der Entscheidung müssen Sie für jeden Kandidaten separat verifizieren, wie der Betrieb organisiert ist. Klären Sie mindestens:
- Hosting- oder Betriebsort, Datenzugriff und Zuständigkeiten
- Backup, Wiederherstellung und dokumentierte Wiederanlaufverfahren
- Supportkanäle, Reaktionszeiten, Updates und Wartungsfenster
- Migration bestehender Dokumente, Berechtigungen und Metadaten
- vollständigen Datenexport bei Anbieterwechsel oder Vertragsende
- vertragliche Datenschutz-, Sicherheits- und Unterauftragsregelungen
Bewerten Sie die Aussagen anhand Ihrer Schutzbedarfe und Vertragsanforderungen. Allgemeine Hinweise zu Hosting oder Sicherheit sind ohne anbieter- und vertragsbezogene Nachweise keine belastbare Zusage.
Do these 3 things before closing this tab:
1Scan for outdated or missing drivers - takes under a minute2Clear out junk files and repair common Windows errors3Fix the driver behind crashes, sound loss and screen glitchesBest Value
- OUR MOST ADVANCED SCANSNAP. Large touchscreen, fast 45ppm double-sided scanning, 100-sheet document feeder, Wi-Fi and USB connectivity, automatic optimizations, and support for cloud services. Upgraded replacement for the discontinued iX1600
- CUSTOMIZABLE. SHARABLE. Select personalized profiles from the touchscreen. Send to PC, Mac, mobile devices, and clouds. QUICK MENU lets you quickly scan-drag-drop to your favorite computer apps
- STABLE WIRELESS OR USB CONNECTION. Built-in Wi-Fi 6 for the fastest and most secure scanning. Connect to smart devices or cloud services without a computer. USB-C connection also available
- PHOTO AND DOCUMENT ORGANIZATION MADE EFFORTLESS. Easily manage, edit, and use scanned data from documents, receipts, photos, and business cards. Automatically optimize, name, and sort files
- AVOIDS PAPER JAMS AND DAMAGE. Features a brake roller system to feed paper smoothly, a multi-feed sensor that detects pages stuck together, and skew detection to prevent paper damage and data loss
7. Einführung und Gesamtkosten vergleichen
Vergleichen Sie nicht nur Lizenz oder Abonnement. Stellen Sie alle einmaligen und laufenden Kosten nebeneinander:
| Kostenbereich | Zu klärende Punkte |
|---|---|
| Software | Lizenz- oder Abonnementmodell, Nutzer- und Funktionsgrenzen |
| Einrichtung | Konfiguration, Rollen, Workflows und Anpassungen |
| Migration | Bestandsbereinigung, Übernahme von Dokumenten, Metadaten und Rechten |
| Integration | Schnittstellen, erforderliche Middleware und laufende Pflege |
| Speicher und Betrieb | Speichervolumen, Infrastruktur, Backup und Wiederherstellung |
| Menschen und Support | Schulung, interne Projektzeit, Support und Updates |
Aktuelle Preise sind stark vom Umfang und Anbieter abhängig; belastbare allgemeine Preiswerte liegen nicht vor. Fordern Sie daher vergleichbare Angebote mit identischem Leistungsumfang an. Vereinbaren Sie Projektumfang, Abnahmekriterien und Verantwortlichkeiten schriftlich.
Mit einem begrenzten Pilot starten
Wählen Sie für den Pilotbereich einen repräsentativen, aber kontrollierbaren Prozess mit klaren Dokumentarten und Rollen. Legen Sie vorab fest, woran Erfolg gemessen wird: etwa vollständig durchlaufener Testfall, benötigte manuelle Schritte, Suchergebnis, Rechteprüfung und erfolgreicher Export. Erst wenn diese Kriterien erfüllt sind, sollte der Rollout auf weitere Bereiche erweitert werden.
Die Kandidaten systematisch vergleichen
Eine einheitliche Bewertungsmatrix verhindert, dass einzelne Glanzfunktionen den Gesamteindruck bestimmen. Gewichten Sie die Achsen nach Ihrer Situation und belegen Sie jede Bewertung mit dem Ergebnis eines Tests oder einer Anbieterantwort.
| Vergleichsachse | Konkrete Frage |
|---|---|
| Prozesspassung | Deckt das System die realen Dokumentarten und Abläufe ab? |
| Finden und Strukturieren | Sind Metadaten, Suchfelder, Volltext und Trefferqualität im eigenen Fall brauchbar? |
| Kontrolle und Nachvollziehbarkeit | Funktionieren Rollen, Rechte, Versionen, Änderungsverlauf, Aufbewahrung und Export? |
| Integration | Unterstützt die Schnittstelle die benötigten Daten und Aktionen im Zielprozess? |
| Betrieb und Schutz | Sind Hosting, Datenzugriff, Wiederherstellung, Support und Verträge geklärt? |
| Einführung und Bedienbarkeit | Passt der Lernaufwand zu den Nutzern, und ist die Migration realistisch? |
| Gesamtkosten | Wie verhalten sich Lizenz, Einführung, Integration, Migration und laufender Betrieb? |
Wann lohnt sich ein DMS?
Ein DMS ist besonders dann sinnvoll, wenn Dokumente regelmäßig über mehrere Ablagen verteilt sind, Versionen verwechselt werden, Freigaben manuell nachverfolgt werden oder Nachweise nur mit hohem Aufwand auffindbar sind. Der Nutzen entsteht jedoch erst, wenn Prozesse, Rollen und Ablageregeln mit eingeführt werden. Ein System allein beseitigt keine unklaren Verantwortlichkeiten oder ungeeigneten Arbeitsabläufe.
Entscheidungs-Checkliste
- Dokumentarten, Quellen, Nutzer und heutige Probleme sind beschrieben.
- Muss-, Soll- und spätere Anforderungen sind einem Prozess zugeordnet.
- Aufbewahrung, Zugriff, Änderung, Export und Löschung sind fachlich geklärt.
- Alle Kandidaten haben dieselben repräsentativen Fälle bearbeitet.
- Schnittstellen und Betriebsverantwortung sind für den eigenen Ablauf verifiziert.
- Migration, Pilot, Abnahmekriterien und Schulung sind eingeplant.
- Vergleichbare Gesamtangebote liegen vor und enthalten laufende Kosten.
Die richtige Wahl ist damit der Kandidat, der Ihre priorisierten Arbeitsfälle nachvollziehbar, sicher und mit vertretbarem Einführungsaufwand unterstützt – nicht automatisch der Anbieter mit der längsten Funktionsliste.
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