Do these 3 things before closing this tab:
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Externe Teilnehmer in Teams-Gruppenchats lassen sich über External Access steuern: Der Teams-Administrator kann externe Chats für die gesamte Organisation deaktivieren oder den Kontakt auf bestimmte Organisationen beschränken. Einzelne Nutzer können diese organisationsweiten Regeln nicht selbst umgehen. Externe Chats bieten außerdem weniger Funktionen als die Zusammenarbeit mit Gästen oder über geteilte Kanäle.
Was bedeutet „External Access“ in Teams?
External Access ermöglicht Chats mit Personen außerhalb der eigenen Organisation. Ob eine Verbindung zustande kommt, hängt auch davon ab, ob die andere Organisation externe Verbindungen zulässt. Laut Microsoft ist External Access standardmäßig aktiviert; ein Administrator kann ihn jedoch ausschalten oder einschränken, etwa indem er bestimmte Adressen oder Domänen blockiert oder nur zugelassene Organisationen freigibt. Microsoft erklärt die Steuerungsmöglichkeiten für External Access. Die Supportseite beschreibt keine verlässlich aktuelle Schritt-für-Schritt-Navigation im Admin Center; deshalb ist hier kein konkreter Menüpfad angegeben.
Wie lässt sich externer Zugriff beschränken?
Alle externen Chats verhindern
Ein Teams-Administrator muss External Access für die Organisation deaktivieren. Dadurch können Nutzer keine Chats mit Personen außerhalb der Organisation über diesen Zugriffsweg führen. Die Einstellung ist organisationsweit und nicht mit dem Entfernen einer einzelnen Person aus einem Gruppenchat gleichzusetzen.
Nur bestimmte Organisationen zulassen oder sperren
Wenn externe Zusammenarbeit grundsätzlich erlaubt bleiben soll, kann der Administrator den Zugriff auf zugelassene Adressen oder Domänen begrenzen beziehungsweise bestimmte Adressen oder Domänen blockieren. Welche Regel für einen konkreten Kontakt gilt, lässt sich bei Verbindungsproblemen am besten mit dem Teams-Administrator klären: Auch die Richtlinien der anderen Organisation können die Verbindung verhindern.
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Externe Person zu einem Gruppenchat hinzufügen
Für externe Teilnehmer nennt Microsoft Teams oder Teams Free als Voraussetzung. Ein Gruppenchat kann laut Microsoft bis zu 250 Personen umfassen; dies ist eine Produktgrenze, keine Empfehlung für eine sinnvolle Gruppengröße. Microsoft beschreibt das Hinzufügen externer Personen zu einem Chat.
- Öffnen Sie den Gruppenchat und prüfen Sie, ob bereits eine externe Person daran teilnimmt.
- Falls ja, können weitere externe Personen hinzugefügt werden, sofern die Richtlinien beider Organisationen dies erlauben.
- Falls nein, erstellt Teams laut Microsoft stattdessen einen neuen Gruppenchat mit den internen und externen Personen.
Externe Personen sind am Chat und neben ihrem Namen in der Teilnehmerliste gekennzeichnet. Laut Microsoft bleibt ein Chat als externer Chat gekennzeichnet, auch wenn alle externen Teilnehmer ihn verlassen haben. Weitere Hinweise zu externen Chats und ihrer Kennzeichnung.
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Was können externe Teilnehmer im Chat tun?
Die Funktionen sind gegenüber internen Chats eingeschränkt. Teilnehmer mit Teams oder Teams Free können laut Microsoft Nachrichten bearbeiten oder löschen, @Erwähnungen verwenden sowie Emojis, Sticker und GIFs einsetzen. Dateien können sie in External-Access-Chats nicht teilen oder anhängen; Tabs und Apps stehen dort ebenfalls nicht zur Verfügung. Microsoft führt die Funktionen und Einschränkungen externer Chats auf.
Quick wins for a faster PC:
Fix the driver behind crashes, sound loss and screen glitchesFind Drivers →Clear out junk files and repair common Windows errorsFree Scan →Scan for outdated or missing drivers - takes under a minuteDriver Scan →Schutzrichtlinien, die nicht greifen
Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass Data Loss Prevention (DLP) und Informationsbarrieren nicht auf Chats über External Access angewendet werden. Ein externer Gruppenchat sollte deshalb nicht als gleichwertig zu einem internen Chat behandelt werden, wenn diese Schutzrichtlinien für die Zusammenarbeit entscheidend sind. Beim Beitritt zu einem externen Gruppenchat innerhalb einer Organisation gelten laut Microsoft deren Richtlinien; maßgeblich ist dabei die kürzeste Aufbewahrungsrichtlinie. Das ersetzt jedoch nicht die genannten, in External-Access-Chats nicht angewendeten DLP- und Informationsbarrieren-Regeln.
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External Access, Gastzugriff oder geteilter Kanal?
Die Modelle gewähren unterschiedliche Arten von Zugriff und sind nicht austauschbar. Wählen Sie nach dem, worauf die externe Person zugreifen soll:
Quick Recap
Best Value
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- Mute control with status light. Easily see, at a glance, whether you can be heard or not.
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| Zugriffsmodell | Was wird ermöglicht? | Einrichtung und Voraussetzung | Wichtige Einschränkung |
|---|---|---|---|
| External Access | Chat mit Personen außerhalb der Organisation | Durch den Teams-Administrator steuerbar; für externe Gruppenchats nennt Microsoft Teams oder Teams Free | Keine Dateiübermittlung, Tabs oder Apps in diesen Chats; DLP und Informationsbarrieren greifen nicht |
| Gastzugriff | Mitgliedschaft in einem Team und damit Zugriff auf freigegebene Teamressourcen | Gastzugriff muss vom Administrator aktiviert sein; ein Teambesitzer kann einen Gast zum Team hinzufügen. Microsoft erläutert das Hinzufügen von Gästen. | Ein Gast ist Teammitglied; das ist etwas anderes als die Teilnahme an einem externen Chat |
| Geteilter Kanal | Zusammenarbeit in einem bestimmten Kanal über Organisationsgrenzen hinweg | Administratoren müssen B2B direct connect einrichten; Microsoft nennt ein geschäftliches oder Schulkonto in Microsoft 365 als Voraussetzung. Microsoft erklärt geteilte Kanäle. | Der Zugriff bezieht sich auf den geteilten Kanal und setzt die passende organisationsübergreifende Einrichtung voraus |
Wenn das Hinzufügen nicht funktioniert
- External Access könnte deaktiviert oder begrenzt sein: Bitten Sie den Teams-Administrator zu prüfen, ob die Organisation des Kontakts zugelassen ist.
- Die andere Organisation könnte externe Chats blockieren: Auch deren Richtlinien müssen die Verbindung zulassen.
- Der bestehende Chat enthält noch keine externe Person: Teams kann dann einen neuen Chat anlegen, statt die Person in den vorhandenen Gruppenchat aufzunehmen.
- Sie benötigen Dateien, Apps oder Zugriff auf Teamressourcen: Prüfen Sie statt External Access den Gastzugriff oder einen geteilten Kanal; welche Option passt, hängt davon ab, ob Zugriff auf ein Team oder nur auf einen Kanal benötigt wird.
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